Juridisk
Medarbejderinformation
Denne side er en praktisk skabelon, kunder kan bruge som udgangspunkt, når medarbejdere skal informeres om brugen af Tidlig til sager, tid, kørsel, fotos, beskeder og placering.
Formål
Virksomheden bruger Tidlig til at samle arbejdsdata, så timer, materialer, fotos, beskeder og fakturagrundlag kan dokumenteres og godkendes.
- Dokumentere arbejde på sager
- Registrere arbejdstid, pauser og eventuel kørsel
- Samle fotos, noter, opgaver og beskeder på den rigtige sag
- Forberede løn-, faktura- og kundedokumentation
Hvilke oplysninger
Tidlig kan behandle de oplysninger, medarbejderen eller virksomheden lægger ind i systemet, samt tekniske oplysninger der er nødvendige for drift og sikkerhed.
- Navn, e-mail, rolle og virksomhedsmedlemskab
- Tidsregistreringer, sager, opgaver, noter, beskeder og materialer
- Fotos, filer, bilag og eventuelle lyd/transskriptionsdata hvis funktionen bruges
- Placering ved check ind, check ud eller funktioner hvor medarbejderen aktivt bruger placering
Placering og GPS
Tidlig er ikke tænkt som skjult baggrundssporing. Placering bruges som udgangspunkt i konkrete handlinger, fx når medarbejderen checker ind eller ud, eller når appen finder nærmeste sag.
- Placering bør forklares før funktionen tages i brug
- Baggrundssporing bør være slået fra som standard
- Placering bør ikke bruges uden sagligt formål og proportional vurdering
- Privat kørsel eller privat brug af enhed bør ikke overvåges gennem Tidlig
Hvem kan se data
Adgang styres af virksomheden. Admins og relevante ledere kan normalt se data, der er nødvendige for drift, godkendelse, fakturering og dokumentation.
- Medarbejdere kan se egne relevante registreringer og tildelte sager
- Managers/admins kan se team- og sagsdata efter rolle
- Tidligs support tilgår kun kundedata når det er nødvendigt for support eller drift
Opbevaring
Virksomheden bør fastsætte egne slette- og opbevaringsfrister. Visse bilag, fakturaer og regnskabsoplysninger kan skulle opbevares længere efter dansk lovgivning.
- Timer og sagsdokumentation opbevares så længe virksomheden har et sagligt behov
- Fakturaer og bogføringsbilag kan være omfattet af fem års opbevaring
- Support- og sikkerhedslogs bør have kort, dokumenteret retention
Skabelontekst
Virksomheden bør tilpasse teksten til egne forhold, overenskomst, personalepolitik og konkrete funktioner.
- Vi bruger Tidlig som digitalt arbejdsværktøj til sager, timer, materialer, fotos, beskeder og fakturagrundlag.
- Placering registreres kun i forbindelse med konkrete arbejdsfunktioner som check ind/ud eller nærmeste sag, og bruges til dokumentation af arbejdssted.
- Oplysningerne kan ses af relevante ledere og administratorer og bruges til drift, godkendelse, løn-/fakturagrundlag og dokumentation.
- Spørgsmål kan rettes til virksomhedens ledelse eller den dataansvarlige kontaktperson.
Skabelonen er ikke juridisk rådgivning. Kunden skal tilpasse den til egne forhold og sikre, at medarbejdere informeres klart før kontrolforanstaltninger som GPS, tidskontrol eller logning anvendes.